Продолжение работы с существующим файлом Excel

 

 

Продолжаем изучение табличного процессора  Excel. В этом материале представлен порядок работы с существующим файлом MS  Excel 2016. 

Отрыть сохраненный на диске файл можно разными способами:

1. воспользоваться кнопкой "Пуск", расположенной в ином нижнем углу экрана;
2. запустить Excel, затем найти нужный файл в меню File (Файл);
3. запустить Excel, затем нажать кнопку "Open" (Открыть).

ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ТЕХ, КТО ВПЕРВЫЕ РАБОТАЕТ С КОМПЬЮТЕРОМ

Каждая программа автоматически добавляет к придуманному имени файла так называемое расширение. Обычно оно состоит из трех буквенных символов, которые отделяются от имени точкой. По этому расширению операционная система узнает, какую программу нужно запустить, чтобы правильно прочитать выбранный файл. Если в имени файла Проба после точки следует расширение doc, то Windows сначала запустит текстовый редактор по умолчанию - Word, а затем загрузит в него файл с именем Проба. Файлы, создаваемые Excel, имеют расширение xls.

Работа в операционной систем Windows 10* освобождает от необходимости запоминать расширения файлов, характерные для тех или иных прикладных программ, так как они заменяются графическими изображениями, которые, как правило, совпадают со значками-иконками в строке заголовка программы.

Расширения файлов в MS Office 2016

Познакомимся подробнее с каждым из способов. 

Если нажать кнопку "Пуск", расположенную в нижнем левом углу экрана, появится главное меню.

Кнопка Пуск в левом нижнем углу экрана

Откроем его и найдем строку "Документы". Нажав мышью на эту строку, произойдет переход в папку "Документы". И если документы, с которыми работал пользователь сохранялись там, то, нажав на этот раздел, вы перейдете в библиотеку Документы. Рекомендуется сохранять там те файлы, длительное хранение которых излишне. Документы категории для длительного хранения не следует сохранять на системном диске. Если же диск на компьютере один, то дублируйте файл в облачных или съемных системах хранения.

Панель быстрого доступа к учетной записи, библиотекам, параметрам и выключению компьютера

Найдите нужный файл и выберите его. Чтобы запустить Excel и загрузить в него нужный файл, нужно выполнить всего четыре действия:

1. Левой клавишей мыши нажать на кнопку "Пуск", расположенную в нижнем левом углу экрана.
2. Указателем мыши нажать на строку "Документы".
3. В появившемся списке файлов найти значок программы Excel и имя нужного файла.
4. Нажать по этой строке.

Можно запустить Excel уже описанным выше способом, а затем загрузить в табличный процессор нужный файл. Для этого находим в строке меню слово "File" (Файл). 

Когда указатель мыши установлен на слово Файл, заголовок этого меню изменит цвет. Нажмем левой клавишей мыши по этой кнопке, и появится список команд работы с файлами.

Команды меню  File (Файл). 

В левом подменю находим раздел Открыть.

Меню File (Файл). Раздел  Open (Открыть)

В правой части раскрывшегося окна находится список рабочих файлов, отсортированный по времени взаимодействия с ними. В центре обозначены основные места хранения файлов, которые используют большинство пользователей.

Находим в этом списке имя нужного файла и левой клавишей мыши выбираем его. В результате в окне  Excel появится документ, с которым вы хотели поработать. 

Алгоритм действий:

1. Запустить Excel.

2. В строке меню найти слово  File (Файл) и нажать по нему левой клавишей мыши.

3. Найти в нижней части меню название нужного файла и нажать по нему левой клавишей мыши.

Первые два способа имеют существенный недостаток: когда приходится работать с большим числом документов происходит вытеснение "старых" файлов "новыми". Например, в меню "File" могут поместиться ограниченное число названий. При этом они будут расположены в следующей последовательности: вверху находится имя файла, с которым работали недавно, внизу - имя файла, с которым работали до того, как открыли предыдущие. Если вы давно не обращались к файлу и файлов, с которыми вы работали с тех пор, много, найти его первыми двумя способами практически невозможно. 

Алгоритм действий в случае необходимости открыть файл, с которым работали давно:

1. Запустите Excel.
2. В меню File (Файл) выберите раздел "Open" (Открыть)
3. В окне диалога "Open" (Открыть) выберите раздел "Recent" (Последние), найдите имя нужного файла и выберите его левой кнопкой мыши.

Итак, вы открыли файл одним из трех способов. Попробуем теперь ввести в ячейку не текстовую, а цифровую информацию.

Часть таблицы уже занята текстовой информацией. Поэтому используем новую таблицу.

В нижней части экрана левее горизонтальной полосы прокрутки находится вкладка, подписанная как "Sheetl" (Лист1). "Sheetl" (Лист1) находится на белом фоне, Sheet2 и Sheet3 - на сером. 

Ярлыки рабочих листов. Белый цвет ярлыков показывает, что данный рабочий лист активен

Нажмите на знак ➕ в круге справа от надписи "Sheetl" (Лист1), появится новый чистый лист  "Sheet2" (Лист2). Именно здесь начнем экспериментировать с цифровыми данными.

Новый рабочий лист

Если дважды быстро нажать левой кнопкой мыши по ярлыку Лист2  (Sheet2), то сочетание Лист2 будет залито серым, выделено. Это позволит написать поверх выделенного текста собственное название для этого рабочего листа - Цифры. 

Выделение названия рабочего листа

Есть и другой способ переименовать рабочий лист. Нужно нажать по ярлыку Лист2 (Sheet2) правой кнопкой мыши, вызвав контекстное меню. Здесь найти раздел Переименовать. И далее переименовать лист как и  в первом случае.

Переименование рабочего листа через контекстное меню

Начинаем работу с новым листом - Цифры, нажав мышью по полю любой его ячейки.

Начало работы с рабочим листом Цифры

Перейдем к выполнению упражнений.

Задание 1. Переименование рабочего листа.

Замена названия первого рабочего Листа 1 (Sheet1) на "Текст". 

1. Перейти на Лист 1, нажав на ярлык
2. Выделить название листа с помощью контекстного меню, вызванного нажатием левой кнопки мыши, или двойного нажатия левой кнопки мыши на ярлык Лист1.
3. Вписать в выделенном сером прямоугольнике поверх названия по умолчанию название Текст.
4. Перейти на лист Цифры.

Правила присвоения имени рабочему листу:

• в имени рабочего листа не должно быть более 30 символов;
• разрешается использовать пробел;
• допустимо использовать любые знаки препинания, кроме / \ ? * :

Еще одно важное понятие табличного процессора  Excel - рабочая книга.

Обычная книга состоит из множества бумажных листов, собранных под одной обложкой. В  Excel  в одном файле собраны электронные "листы". Их совокупность и составляет рабочую книгу  Excel. 

Пока в рабочей книге под именем Пробы только два рабочих листа - Текст и Цифры. При необходимости в книгу можно добавлять дополнительные листы или удалять ставшие ненужными. Поэтому рабочая книга  Excel  больше напоминает скоросшиватель, а не обычную книгу.

Листы рабочей книги Excel

Задание 2. Ввод цифровой информации.

1. Открыть рабочий лист Цифры.
2. Ввести в ячейку А1 текст (без кавычек) Примеры чисел.
3. Ввести числа в ячейки:

• 12 в ячейку А2. Enter
• 1914 в ячейку А3. Enter
• 0,5 в ячейку А4. Enter
• 1000000000 в ячейку А5. Enter

Ввод цифровой информации

Появились следующие недочеты:

• Текст Примеры чисел прижат к левому краю ячейки А1 и занимает часть ячейки В1;
• введенные числа прижаты к правому краю ячеек;
• после ввода числа 1000000000 столбец А раздвинулся, чтобы число поместилось в нем полностью.

Задание 3. Корректируем выявленные недочеты. 

1. С помощью мыши уменьшить ширину столбца А до 8,43. Что произошло с ячейкой А5?

Число 12, введенное в ячейку А2,может обозначать совершенно разные вещи: 

дата первого полета человека в космос ( 12 апреля 1961 года);

число месяцев в году;

дюжина предметов;

величина подоходного налога. 

Записанное без наименования число ничего  не говорит и дает широкое поле для догадок. Excel  дает возможность добавить наименованием к числам, то есть сделать их именованными.

2. Сделать ячейку с числом 0,5 активной и нажать по кнопке панели инструментов с изображением знака %.

Превращаем число в показатель процентов

Задание 4. Проверить на других числах изменение информации в ячейке, нажимая на кнопки на схеме.

Материал к заданию. Форматы отображения чисел

Общий формат установлен для всех ячеек новой рабочей книги. Чтобы изменить его на какой-либо другой, следует:

1. Установить указатель на нужную ячейку и нажать на правую клавишу мыши. 

Нажатием правой кнопки мыши по ячейке вызывает контекстное меню. В нем необходимо выбрать раздел Формат ячеек (Format cells)

2. Левой клавишей мыши в появившемся контекстном меню нажать на строку Формат ячеек  (Format cells). В появившемся окне диалога Формат ячеек  (Format cells) перейти на вкладку Число (Number) и в левом поле выбрать подходящий формат отображения числа в ячейке.

Окно диалога Формат ячеек  (Format cells). Формат отображения числа нужно выбрать в левом поле и при необходимости внести уточнения в полях, появляющихся в правой части окна

Итак, чтобы изменить формат ячейки, нужно выполнить следующие действия:

1. Установить указатель мыши на нужную ячейку
2. Нажать на поле правой клавишей мыши
3. В контекстном меню нажать левой клавишей мыши по строке Формат ячеек  (Format cells) 
4. В окне диалога Формат ячеек  (Format cells)  перейти на вкладку Число (Number)
5. В левом поле выбрать подходящий формат и при необходимости внести уточнения в полях, расположенных в правой части окна
6. Закрыть окно диалога, нажав на кнопку ОК.

Задание 5. Установить разные форматы отображения чисел в ячейках, пользуясь правой клавишей мыши.

Очередной этап знакомства с программой  MS Excel  2016 окончен.

До новых встреч!

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ:

Сохранение файлов в Excel

Основные приемы работы с  Excel

Ввод данных в  Excel

#technologies

 

АНОНСЫ СТАТЕЙ БЛОГА "В МИРЕ ИТ" ЧИТАЙТЕ:

ANNOUNCEMENTS OF BLOG ARTICLES "IN THE WORLD OF IT" READ:

  ВКОНТАКТЕ

  FACEBOOK 

 TWITTER 

  INSTAGRAM

 ОДНОКЛАССНИКИ

Блог В мире ИТ      Blog In the world of IT

#табличный-процессор, #Excel,  #Ms-Excel, #updates, #Windows10, #Microsoft, #MS-Office, #информационная-безопасность, #утилита, #офисный-пакет, #электронные-таблицы,